Desde el 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se introducen nuevos sistemas de legalización de todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros de registro de socios y de acciones nominativas.
Por tanto, a partir de tal fecha la legalización de libros se hará en formato electrónico y se presentarán por vía telemática al Registro Mercantil competente en un plazo no superior a 4 meses desde el cierre del ejercicio social, legalizándose por tanto los libros del ejercicio precedente. Esto supone que ya no podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior utilización, ni presentarse libros en soporte papel o electrónico de cualquier tipo que no se presenten por vía telemática.
Asimismo, los libros en papel ya legalizados solo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismo.
¿QUE LIBROS DEBEN LEGALIZAR OBLIGATORIAMENTE LOS EMPRESARIOS?
El Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital establecen que los empresarios deberán tener legalizados obligatoriamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, los siguientes libros:
- Libro de INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES.
- Libro de DIARIO.
- Libro de REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS.
Para Sociedades Anónimas. y Comanditarias por acciones.
- Libro de REGISTRO DE SOCIOS.
Para Sociedades de Responsabilidad Limitada.
¿QUE SANCIONES ACARREA LA NO LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS?
La legislación mercantil no prevé un régimen sancionador para el incumpliendo de tal deber, pero la legislación tributaria si contempla infracciones relativas a la contabilidad. El artículo 200 de la Ley General Tributaria trata sobre la infracción tributaria por incumplir obligaciones contables y registrales y contempla entre diversos supuestos como infracción grave el incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados y lo cual se sancionará con multa pecuniaria desde 150 euros, hasta multa pecuniaria proporcional del uno por ciento de la cifra de negocios del sujeto infractor en el ejercicio al que se refiere la infracción, con un mínimo de 600 euros. (Art.200.1.c LGT y Art.200.3 LGT).
Por otro lado, el retraso en más de 4 meses en la llevanza de la contabilidad o libros y registros exigidos por las normas tributarias se sancionará con multa pecuniaria fija de 300 euros. (Art.200.3 LGT)
En conclusión, la aplicación de las nuevas normas obliga a los empresarios a legalizar anualmente los libros, dentro de los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio social y solo de libros electrónicos a través de la presentación telemática en el Registro Mercantil competente. Ya quedan como atrás las legalizaciones en blanco de libros en papel.
